المفتوحة دربت موظفي الديوان على السكرتارية والأرشفة الإلكترونية

أقام مركز التدريب في الجامعة العربية المفتوحة وبالتعاون مع ديوان الخدمة المدنية دورة تدريبية بعنوان السكرتارية والأرشفة الإلكترونية، وقد حاضر في الدورة د ..أنور الحربي، ويأتي هذا التنظيم امتدادا لسلسلة من البرنامج التدريبية التي اطلقها المركز خلال تعاونه مع القطاعين الحكومي والخاص.

وأكد د.أنور الحربي ان وظيفة السكرتارية هي من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل وهي عامل أساسي في حفظ كل المعلومات السرية مع التميز بالأمانة والمصداقية، لاسيما ان السكرتارية لديها مهام عامة وفنية وتنفيذية، كما أن هناك مبادئ أساسية لأداء السكرتارية بشكل متطور وهي التخطيط والتنظيم من خلال فهم واستيعاب المعلومات الخاصة بالعمل ومعرفة أهداف ووظيفة الجهة التي تعمل بها وتقييم لغة العمل ووظيفة المكتب أو الإدارة التي تعمل بها، كما أن هناك مفهوم السكرتير الشامل الملم والذي كثيرا ما يعمل لأكثر من رئيس أو إدارة في جهة العمل الواحدة.

وأشار د.الحربي الى أن هناك استراتيجيات وتقنيات للحفظ تستخدم لتحقيق فاعلية أداء الأعمال سواء كان مكتبا ورقيا أومكتبا لا ورقيا من خلال التعرف على أهم عيوب ومزايا طرق الحفظ المختلفة مثل (الحفظ الأبجدي، الحفظ الرقمي، الحفظ الموضوعي، الحفظ الزمني، مسلسل تداول الوثائق، استعمال كتاب التسجيل)، مؤكدا بالوقت ذاته أن هناك مهارات للمكالمات الهاتفية للرد الصحيح على المتصل من خلال استخدام الأسلوب الصحيح للرد ومعرفة إيتيكيت استعمال الهاتف وحفظ سجل المكالمات لتجاوز الأخطاء الشائعة في الاستعمال.